私の上司は悪い人ではないのだけど、彼女の判断に賛同できないことが時々あるんです。私もしっかり自分の意見を伝えるので、たいていはその意見に合意してもらえるのだけど、時々「ごめん、どうしても今回は私のやり方でお願い!」と懇願される際の判断が、非常〜に難あり。誰がどう考えても間違った決断なワケだけど、普段やりたい放題させてもらってるからってのもあるし、めんどくさいってのもあって、言うことさらっと聞くことが多いです。今日はそんな感じで、私が最悪だと思った彼女の優先順位のつけ方についてのお話。

 

 

私の上司が決めた優先順位

 

私は毎日山のような仕事があるのですが、今週どうしてもやらなければならないことは2つ。

 

  1. 国会提出用のレポートに間違いがあり、それを近日提出する前に行うべき、原因解明と直し。
  2. うちの部署のやっている仕事の一部が別の部署に来年度異動になるので、それに伴う社内ドキュメンテーション。

 

事情をよく知らない皆さんから見ても、1の方が優先順位が高そうな感じがしませんか。正解です、全然高いんです。でも私が「今回だけは私の言うこと聞いて」とお願いされたのは2の方。2が終わってから1に取りかかるように言われました。

 

だって1は国会だし、何よりも提出まで2週間ほどしかありません。逆に2は来年の話だし、何よりドキュメンテーションって大切だけど、後からチャチャッと簡単に仕上げて提出してもいいじゃない、社内のことなんだし。

 

どうしてこんなことが起こるのかと言うと、私の直属の上司は、その上の上司とそのまた上の上司のことを、ものすごく恐れているから。彼らが言ったことは絶大なのです。ドキュメンテーションは過去5年分のものなので、数週間はかかるよと直属の上司には言ってあったのに、その上の上司が3日で仕上げろといい、彼女がそれに同意した形。3日はどう考えても無理だし、何より国会に提出するような大切なリポートの問題を彼女は上司に伝えていません。伝えてまた文句言われると嫌だから、と。小学生男子か!

 

こんなにたくさんマネージメントが必要ないと私がせつに思うのはこういうことが起こったとき。多くの人が絡めば絡むほどややこしくなるし、不透明になるし、優先順位がめちゃめちゃなせいで、かえって忙しくなるのです。私ひとりがマネージメントなしでクライアントとやりとりした方がずっとスムーズ。

 

私が考える優先順位のつけかた

 

優先順位の決め方は、先日アップした7つの習慣にもありましたが、緊急性と重要性のマトリックスから決めると言うのが一般的です。

7つの習慣 (原題: The 7 Habits of Highly Effective People)

 

でも、、、名著にケチをつけるつもりはありませんが、この緊急度と重要度って主観的だから、どうかなって思いません?

 

私が考える優先度の決め方は3つ。

 

仕事そのものに与える影響

 

その仕事をやらなかったらどの程度のダメージが自分自身やチームに降りかかるのかと言うこと。影響が大きければ大きいほど、早く取りかかった方がいいと言うことです。私があげた例で言えば、国会の提出するようなレポートに間違いがあったり、提出が間に合わないようなことがあったら大問題ですから、やはりそちらの優先順位は高いですね。

 

アメリカ 優先順位 仕事

 

今後の人間関係に与える影響

 

その案件を終わらせること・終わらせないことによって、クライアントや自分のチーム、そしてもちろん自分自身に与える影響も考慮しないといけません。たとえば、仕事そのものは大切でないように見えても、それが将来自分が異動したいと狙っている部署のマネージメントの目につくような仕事だったら、自分のためにそのプロジェクトに真っ先に取り掛かるべきかもしれません。

 

私の前述の例ですと、一度でも国会の提出するレポートにミスをするようなチームとは仕事を今後したくないと信用がガタ落ちになるでしょうから、やはりそちらの方を最初に取り掛かった方がいいと思います。

 

ただこれも主観的といえば主観的。私にとっては国会の提出するレポートが大切だけれど、私の上司にとっては彼女が恐れる上司たちのご機嫌をとりあえず損ねないことが最優先課題なので、どうしてもそう言う決断を下してしまうわけですから。国会のレポートのミスを直す時間がなかったことを後から知れたら、彼女はもっとトラブルに巻き込まれるのは誰の目にも明らかなのだけど、ここは彼女のように短絡的な人間関係だけに注目するのではなく、長期的な目線を持たないといけません。

 

ボトルネックになりうるかどうか

 

ボトルネックとは、その仕事をしないせいで、他の業務が滞ることです。たとえば私の仕事がシステム開発だとして、私がこの部分のプログラムを書き終わらないことには、そのプログラムをテストする仕事の人は手持ち無沙汰です。よってそのあとのすべての業務が何らかの形で滞るわけで、それはプロジェクトプランに大きな影響をもたらすので、避けなければなりません。私の国会提出のレポートも同じで、私が問題を解決したあとにクライアントが合っているかの確認をする必要がありますから、それはそれは大きなボトルネックになりうるタスクです。

 

私の2つのタスクの重要度マトリックス

 

と言うわけで、私の抱える2つの仕事をこの3つを含むマトリックスに入れてみると。。。

 

国会提出レポート        社内のドキュメンテーション

仕事そのものの影響  大            小
人間関係の影響    大            皆無(私)、大(上司)
ボトルネック     大            小

 

まぁ、私としてはですね。新システムのゴーライブ(稼働開始)の処理でここ数週間週末返上で仕事しているので、ワークライフバランスというタスクもこのマトリックスに加えたいわけで、そうするととりあえず休憩でコーヒーでも買いに行くか、という優先順位をくだすわけです。というわけで、行ってきまーす。

 

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